Задачи организатора:

1. Осмотр площадки
2. Зарисовка схемы мероприятия (расстановка мебели и схема перемещения гостей)
3. Концепция
4. Предварительная смета, после утверждения бюджета детальная смета с указанием подрядчиков
5. Сценарный план
6. Проработка с ведущим детального сценария
7. Техническое обеспечение
8. Монтаж
9. Организация встречи гостей
10. Обеспечение промо-материалов
11. Проведение самого мероприятия
12. Демонтаж площадки
13. Организация локаций партнеров и включение их в сценарий
14. Проработка рекламной кампании мероприятия
15. Фото, видео-отчеты

Предварительный тайминг подготовки (укрупненный)

28.11.2019 - Событие
14.11.2019 - Крайний срок старта продвижения
12.11.2019 - Готовы все промо-материалы из типографии, электронные для рассылки
08.11.2019 - Согласована детальная программа продвижения и макеты
05.11.2019 - Утверждена смета, концепция, план продвижения
? Встреча по утверждению плана продвижения, активности, смету

ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ СЦЕНАРНЫЙ ПЛАН:

1. 18:30 -19:00 Встреча гостей, заполнение купонов на розыгрыши, фотозона, легкий фуршет
2. 19:30 - 20:00 Презентация клуба
3. 20:00 - 20:30 Игровые механики, фотозона

ПРЕДВАРИТЕЛЬНАЯ СМЕТА (закладываю все по минимальным ценам, кроме мебели - она у всех по единой цене):

1. Ведущий + оборудование 15 000 рублей
2. Стулья 100 шт х 300 рублей + доставка , несколько столов под фуршет = 35 000 рублей
3. Фотозона 15 000 рублей (10-25 тыс) (Джожерная система - Шульгина Сергей)
4. Девушки -модели для встречи гостей, фотозоны и выноса подарков 2 х 5000 = 10 000 рублей
5. Фотограф 2 час х 2500 рублей = 5000 рублей (Грибанов Сергей - Шульга)
6. Видеограф 5000 рублей (Сергей Шульгина)
7. Фуршет 100 чел х150 руб = 15 000 рублей + официант ? Пока посчитаем 20 000 рублей
8. Форма для моделей ? Пусть пока 7000 рублей
9. Украшения зала (шары) ? 5000 рублей
10. Полиграфия 1000-3000
11. Продвижение (смс-рассылка, макеты полиграфии, прочее) 2000
12.Услуги команды -организатора 25 000 рублей
13. Непредвиденные расходы 10 000 рублей
Итого по грубой предварительной оценке:
156 000 рублей

Вывод:

1. Нужно смотреть площадку и исходя из нее обсуждать наполнение праздника. Стулья дорого получаются.
2. Смотреть от чего отказаться из сметы
3. Найти партнеров по бартеру (Например, фото и видео-съемка, еда и пр. за абонементы)

ВАРИАНТЫ КОНЦЕПЦИЙ:

1. Следуй за нами, превзойди себя.

2. Клуб 2020

3. Секретные истории клуба / Тайные истории клуба

4. Путешествие по клубу мечты

5. Рыба моей мечты

6. Обнажаем фитнес

Есть 6 инструкторов + Массажист

4 администратора
1 управляющий - девушка

Итого: 11 человек

Продаем:
Абонементы
Мерч
Массаж
Клип-карты


Список гостей

Макеты:
1. Афиша вертикальная и квадрат
2. Билеты на мероприятие
3. "Карта сокровищ" для накопления наклеек
4. Наклейки
5. Баннер - задник фотозоны (Открытие)
6. Баннер - задник сцены
7. Карточка подарка в обмен на наклейки (размер визитной карточки)

План продвижения:
1. Афиша в клубе
2. Обзвон базы
3. Афиша и описание мероприятия в соц.сетях, на сайте. 2 раза в неделю
4. смс-рассылка
5. Таргетинг ВК, Фейсбук, Ист, Ютуб
6. Афиша Нижнего и другие группы в соц. сетях
7. Друзья и амбассадоры бренда (подготовить афишу для сторис и разослать всем)

Ура, открытие обновленного Tyler, приходи на вечеринку, узнай все о твоих возможностях в клубе.

ТЗ на баннер "Открытие"

Баннер в фирменных цветах клуба
Текст в центре баннера: "Открытие обновленного клуба Tyler"
Замостить баннер логотипом Tyler и фирменными иконками

Активности:
Анти-аукцион (VIP абонемент)

Для сбора наклеек:
1. Фотозона - фото в Инстаграм с хэштегом
2. Сбор "человечков", нарисованных на стенах клуба - 6 шт.
3. Сложить кимоно на скорость в зоне татами - по 4 чел.
4. Достать конфетку из "протеина"
5. Найти буквы в ящиках в раздевалке и собрать слово
6. Игра с резинкой на ринге - 2 команды по 3 чел.
7. Оставь пожелание клубу - доска в зоне кросс-фит
8. Перенести теннисные мячи в "лапах" - 2 команды по 10 чел.?

ТЗ для разработки дизайна:

1. Карта мероприятия
- Соответствует планировкам 2 этажей клуба
- Включает информацию по призам за наклейки
- Отмечены все зоны-активности с возможностью вклеить наклейку за прохождение каждой зоны
- Пустые небольшие окошки для схематичной зарисовки "человечков" на стенах + возможность вписать направление и тренера
- Сноску с названиями спортивных направлений (справка для "человечков")
- Пометка "Один подарок в одни руки"

2. Фирменные наклейки Tyler (в соответствии с размерами карты)

3. Карточки на подарки (в формате визиток)

4. Таблички для фотозоны ("Стал сильнее" "Стал быстрее")

Инвентарь, мебель:
1. Столы под кейтеринг (3 шт) + скатерти
2. Теннисные мячики + 2 тазика
3. Кимоно - 4 шт
5. Ручки/карандаши для карт - 120 шт
6. Фонтаны из шаров - 5 шт
7. Тапочки - 100 пар
8. Емкость для "протеина" + конфетки
9. Резинка для игры на ринге
10. Маркер для пожеланий на доске

Тайминг мероприятия:
18:15-18:40 - сбор гостей, вручение карт активностей, фуршет
18:45 - приветственное слово Сергея, анонс анти-аукциона ведущим
18:55 - анти-аукцион
19:05 - объяснение ведущим правил сбора наклеек
19:15-20:10 - активности
20:10-20:30 - выдача подарков за наклейки

Расстановка людей:
1. Фотограф на фотозоне + по всей площадке
2. Видеограф
3. Ведущий на первом этаже + ведущий на втором этаже
4. Инструктор в зону кимоно
5. Инструктор в зону смекалки (сбор букв в раздевалке)
6. Инструктор в зону протеина
7. 2 администратора - на ресепшн + встреча гостей, выдача тапочек
8. 2 человека на выдачу подарков за наклейки
9. Кейтеринг
10. Инструктор у доски с пожеланиями

У каждого инструктора на своей зоне есть наклейки!

Подарки за наклейки:
1 - Массаж (30 минут)
2 - Сауна на месяц
3 - Персональная тренировка
4 - Пакет+
5 - Абонемент 4 тренировки
6 - Абонемент 8 тренировок
7 - 2 гостевых на 10 дней бесплатного тест драйва для друзей с 29 ноября до 12 декабря. Друзья по этим гостевым могут придти один раз и купить любой абонемент со скидкой: 20%
8 -

СЦЕНАРНЫЙ ПЛАН:

1. 18:30 -19:10 Встреча гостей, регистрация и выдача карт, работают зоны активностей, фотозона, легкий фуршет
2. 19:10 - 19:30 Антиаукцион, Презентация клуба
3. 19:30 - 20:00 Продолжение участия в игровых механиках, фотозона, обмен наклеек на подарки